実践!ビジネス英語

[英語]すぐ答えられない問い合わせに回答する場合はどう言えばいいの?

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仕事をしていると、色々な問い合わせが入ります。理想はその場で即答できることですが、技術的な内容や納期についてなど、他の部署に確認を取らないと回答できない場合もあります。

そんな時、どのように回答したらよいのか、例文を使って説明します。

今回のシチュエーションはこうです。

  • Steve Williams さんから技術的な問い合わせがあった
  • 今週中に回答が欲しいとSteve Williams さんに依頼されている
  • Kuniwo Sato ではわからないため、社内のエンジニアに確認が必要
  • エンジニアに確認しないと、いつ回答できるかわからない
  • 場合によってはいくつかテストしてその結果を見る必要がある

では早速、電話もしくは直接の会話の場合と、メールの場合をロールプレイで説明します。

電話・直接会話の場合

Steve ;
Hi Kuniwo, I have some technical questions about your product.
I need your feedback by the end of this week.
When can you give me your feedback?

Kuniwo ;
I don't have an answer right now.
Let me check with my engineer.
It may need some testing for a few days.
I'll get back to you tomorrow with the feedback, or the date when we can give you a feedback.

大体こんな感じで良いと思います。
押さえておきたいポイントとしては、回答もしくはいつまでに回答出来るか、の連絡を早めにすることです。

エンジニアに確認した結果テストに一週間必要、となった場合、結果が出る一週間後まで何も回答しないのではなく、翌日に「テストに一週間かかるので、一週間後に結果を報告します」と連絡しましょう。

メールで回答する場合

Dear Steve,

Thank you for your inquiry.

Unfortunately, I don' t have the answer right now.
To answer your inquiry, it may need some testing for a few days.
I will check with my engineer, and will get back to you tomorrow with the feedback or when we can give you a feedback.

Thank you and have a nice day!

Best regards,
Kuniwo Sato

会話の場合と内容は同じです。

Steve Williams さんはもう自己紹介もして顔なじみなので、メールの書き出しは "Dear Steve" でいいです。

覚えておきたい単語とフレーズ

今回紹介した問い合わせ対応の場面で覚えておきたい単語とフレーズ集をまとめます。

feedback
特にアメリカ人がよく使いますが、回答とか連絡といった意味になります。アメリカ人以外だと、"answer" "reply" を使った方がわかりやすいかもしれません。

by~
~までにという意味になります。次のような使い方をします。
by the end of this week - 今週中
by next Monday - 来週月曜までに
使用頻度の高い表現なのと、期限を区切る表現ですので間違えるとトラブルになりかねません。しっかり覚えておきましょう。

Let me check
ちょっと調べさせて、くらいの感じの軽い表現です。便利な表現なので覚えておくといいです。

inquiry
"question" とほぼ同じ意味ですが、アメリカ人は "inquiry" をよく使います。

get back to you
これも口語表現になりますが、返事しますとか回答しますという意味になります。"reply" に置き換えても問題ありません。

まとめ : やっぱり中学生レベルの英語でOK! ただし、リスニングと読解力は鍛えましょう

今回は問い合わせに対する回答のパターンを紹介しましたが、どうでしたか?

難しい単語、なかったでしょ?実際のビジネスシーンではこのレベルで十分通用することが理解してもらえたら嬉しいです。

ただし、どんな場面でもリスニング力と読解力は必要なので、そこはしっかり鍛えましょう!

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