今はスマホや Skype などが普及しているので、海外の方と直接コンタクトを取る事は簡単だと思います。
ですが、どうしてもオフィスに電話して相手に取り次いでもらわないといけない場面もあります。そんな時、英語でどう言ったらいいのか、今回もロールプレイで説明します。
今回のシチュエーションは次のようにします。
- X Company の Kuniwo Sato が A Company の Steve Williamsに電話する
- A Company のオフィスに電話したら Mary が電話に出た
- Steve Williams は会議中で1時間くらいで戻ってくる
- 戻ってきたら電話をくださいと伝えてもらう
では早速ロールプレイを始めてみましょう
オフィスに電話をかけ、取り次いでもらう
Mary ;
Hello this is A company.
Kuniwo Sato ;
Hello, this is Kuniwo Sato from X company.
May I talk to Mr. Steve Williams?
Mary ;
He is in a meeting and will be back in 1 hour.
Kuniwo Sato ;
Then, would you please leave a message to call me back?
Mary ;
Sure.
Kuniwo Sato ;
Thank you.
May I have your name please?
Mary ;
My name is Mary.
Kuniwo Sato ;
Thank you Mary. Have a nice day!
いきなり電話で知らない人と話すのは緊張するものです。すぐに取り次いでもらえる場合はいいのですが、席を外してるとか出張で不在とかなると、慣れてない場合は軽くパニックになりそうです。
そんな時は慌てずに、伝言を頼みましょう。
念のため、電話に出てくれた相手の名前は聞いておきましょう。今時電話オペレーターなんていないので、電話に出てくれた人も忙しくてうっかり伝言を忘れてしまう場合があります。
もし電話がかかってこなかった場合、「Mary に伝えておいたんだけど」と言えるので自分の責任にはなりません。心配な場合は電話が終わってからメールもしておくと完璧です。
覚えておきたい単語とフレーズ
May I talk to ～
「～さんに電話をつないでもらえませんか？」というフレーズです。今回のロールプレイのような状況ではよく使うので、覚えておきましょう。
in 1 hour
1時間でという意味になります。in は色々応用が効くので、
・in a few minutes - 数分で
・in 2 weeks - 2週間で
というような使い方も覚えておくと便利です。
Would you please ～
相手に何かを頼むときの非常に丁寧な表現です。ビジネスシーンだけでなく、どんな時でも使えますので覚えておきましょう。
leave a message
伝言する、メッセージを残すという意味です。これもよく使いますね。
call ～ back
折り返し電話するとの意味になります。メモなんかだと "C/B" と略されたりします。このフレーズは色んなパターンで使えます。
・I'll call you back. - 折り返し電話します
・Please call me back. - 折り返し電話ください
May I have your name?
相手の名前を聞く際にはこう言いましょう。間違っても "Who are you?" などと言ってはいけません。非常に失礼になります。
[まとめ] 相手が不在の場合は落ち着いて伝言を頼むか、後でメールしましょう
今回のシチュエーションは慣れていない人には結構ハードルが高いです。ですので、もうテンプレとして覚えておくといざという時に役に立つかもしれません。
パニックになると相手に与える印象も悪くなってしまうので、落ち着いて対応することが大切です。電話をかける前にイメージトレーニングしてからかけるのも有効だと思います。
最後に一つ、今回のロールプレイだと初めて Mary と話すので、慣れている Steve と違って英語が聞き取りにくい可能性があります。ですので、やっぱりヒアリング力は鍛えておかないといけませんね。
