海外の顧客相手だと、普段は電話やメールでのコミュニケーションで十分なのですが、やはり現地に訪問する必要があります。
そんな時、まずアポイントメントを取らないといけないのですが、どんな風にアポイントメントを取ったらいいのでしょうか？
今回もシチュエーションを設定してロールプレイをしてみましょう。
- X Company の Kuniwo Sato が A Company の Steve Williamsにミーティングのアポを取る
- A Company はアメリカにある
- 訪問の目的はアメリカ市場の情報の交換と新商品の紹介
- 7/20～7/25 のどこかで一日訪問したい
では今回も電話とメールでアポを取るロールプレイをしてみましょう。
電話でアポを取る
Kuniwo ;
Hi Steve! This is Kuniwo from X Company.
I have a plan to travel U.S. during July 20 - 25, and would like to have a meeting with you.
Which day is convenient for you?
Steve ;
I'm available on July 22.
What's the agenda?
Kuniwo ;
I want to share U.S. market information.
In addition, I want to introduce our new product.
Steve ;
OK, then, send me a preliminary information about your new product.
I will check in advance, and give you a feedback in the meeting.
Kuniwo ;
Thank you Steve!
See you soon!
大体こんな感じですね。英語に限らないのですが、アポを取る時のポイントは
- 候補の日程をいくつか挙げて相手に選んでもらう
- 訪問の目的をはっきりさせる
- 必要な資料などは事前に送る
この3点をはっきりさせて依頼するとアポは取りやすくなります。単語やフレーズの説明は後でまとめてしますので、まずは全体の流れをつかんでください。
メールでアポを取る
Dear Steve,
We hope everything goes well with you.
I plan to travel U.S. during July 20 - 25, and would like to have a meeting with you while the visit.
Which day is convenient for you?
The purpose of my visit is to share U.S. market information, and introduce our new product. Regarding the new product, I will send preliminary information in advance.
I look forward to your reply.
Thank you and see you soon!
Best regards,
Kuniwo Sato
ポイントとしては電話の場合と同じです。なるべく相手にわかりやすいよう、簡潔にまとめましょう。
覚えておきたいフレーズと単語
U.S.
アメリカの正式名称は "United States of America" です。アメリカ人はアメリカのことを U.S. もしくは the States と呼びます。ですので、Americaと言うと逆に不自然なので、英語の場合は U.S. と言うといいです。
ついでに覚えておくといいのが、イギリスの正式名称はは "United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland" ですので、一般的に U.K. と呼びます。
during
～の間という意味です。今回みたいに7/20から7/25までというようにある程度の期間を表す場合に使います。
convenient / available
今回のような文脈だと、「都合のよい」「予定が空いている」という意味になります。ちなみに日本語のコンビニは "convenient store" となります。
agenda
会議や打ち合わせの議題のことを言います。良く使われる表現なので覚えておきましょう。
We hope everything goes well with you.
日本語でメールを書く場合、冒頭で「いつも大変お世話になっております。」などと書きますが、英語の場合はこんな表現で書きます。親しい間柄の人であれば特に必要なく、いきなり用件から書いてしまっても問題ありません。
私の場合は、一応「礼儀を重んじる日本人」として必ずメールの冒頭に入れてました。
regarding ～
～について、という意味になります。これも良く使われる表現ですので覚えておくと便利です。
[まとめ] 訪問目的をはっきりさせて連絡しましょう
相手も忙しいですので、相手にとってメリットのある話が出来るよう、目的をはっきりさせるとアポは取りやすいです。
ただ何となく行くだけでは時間と費用のムダですので、何らかの成果が出せるよう事前に準備してからアポを取ることをおすすめします。
あとは、やっぱりヒアリングと読解力は必要ですので、日々鍛えましょう。
