商品の納期を回答する、というのはよくあるシチュエーションです。また、トラブルになりやすいシチュエーションでもあります。
今回はそんな商品納期の回答を、ケース別にロールプレイで説明して行きます。
共通の設定としては次のようにします。
- A Company の Steve Williams さんがX Company の Kuniwo Sato に発注している
- 商品はコンテナ船で日本からアメリカへ輸出される
- 商品の通常リードタイムは注文から工場出荷まで4週間
- ただし、繁忙期にはリードタイムは6週間
納期に関しては、本当にトラブルになりやすいので、ロールプレイの前に注意点を挙げます。
目次
必ず現場や仕入先に状況確認
「いつもこのくらいだから今回も同じだろう」という考えが一番危険です。
他の顧客で急遽急ぎの仕事が入り、自分の注文が後回しにされていたり、設備の故障やトラブルで想定以上に納期がかかる場合があります。それを知らずに見込みで納期回答してしまうと、大体トラブルになります。
顧客に納期回答する場合には、必ず現場や仕入先の状況を把握してから回答しましょう。
どのタイミングの日付か明確に
海外と取引するわけですから、当然輸送にも日数がかかります。
自社を出荷してから顧客の手に届くまで、最低でも工場出荷→国内輸送→輸出通関→海上輸送→輸入通関→陸上輸送の日数はかかります。
仮に「7月10日」と回答した場合、ほとんどの場合顧客は現地着が7月10日だと思い込みます。ですが実際は工場出荷日だったりすると、7月10日着で予定を組んでいた顧客の計画が台無しになります。
ですので、特に輸出取引の場合、日付を回答する時にはその日付がどのタイミングの日付なのかを明確にしましょう。
遅れることがわかったらすぐ連絡
誰でも言いにくい事は後回しにしたいものです。ですが納期が遅れることが確実な場合は、それがわかった時点で必ず顧客に一報を入れましょう。
同時に新しい納期も回答出来るとベストですが、そこまで出来なくても遅れるという一方はすぐに入れましょう。
嫌なことこそ早く報告することはビジネスをスムーズに回すコツだと思います。
受注済み商品の納期回答 : 予定通りの場合
では実際にロールプレイを始めてみたいと思います。最初の設定に加え、次の設定を追加します。
- 今月受注した商品の工場出荷日は7/１０と回答済み
- 現場に確認したところ、特に問題なく7/10に出荷できる見込み
Steve :
Hello Kuniwo. How about the delivery schedule I ordered this month?
I heard it is ex-Factory on July 10.
Is it on schedule?
Kuniwo :
Yes, I checked with the factory and it is on schedule.
Steve :
OK. Thank you.
予定通り7/10に工場出荷ですよ、という回答ですね。覚えておきたい単語やフレーズは最後にまとめますので、まずは一通り説明して行きます。
受注済み商品の納期回答 : 1週間遅れる場合
Kuniwo :
Hello Steve.
I have to tell you not a good news about the delivery schedule.
Our factory said due to a machine problem, the schedule will be July 17 ex-factory.
Is it acceptable?
Steve :
July 17 is acceptable, but further delay is not acceptable.
Make sure the order will be ex-Factory on or earlier than July 17.
Kuniwo :
I will make sure to keep the schedule.
納期が遅れる場合ですので、この場合は自分から連絡しましょう。顧客の予定にはギリギリ間に合いそうですので、これ以上遅れないようにしっかりフォローしましょう。
新規受注 : 繁忙期で納期は6週間かかる場合
Steve :
Hi Kuniwo.
I plan to place a new order this week.
When the products will be ready?
Kuniwo :
Usually the lead time is 4 weeks after order on ex-factory basis.
Unfortunately, now is a high season and production schedule is very tight.
According to the factory, the lead time will be around 6 weeks after receiving order.
Steve :
Thank you for the information.
6 weeks is acceptable, but not enough margin.
So, I will place a new order immediately.
通常だと受注後4週間で工場出荷だけど、繁忙期なので今だと工場出荷まで6週間かかります。という回答です。
今回は顧客からの問い合わせ回答例ですが、「そろそろ次の注文が入りそうだけど今だといつもより納期かかるな」という場合は、自分から情報発信した方が顧客にとってはありがたいですね。
覚えておきたいフレーズと単語
ex ～
貿易用語になるのですが、「～出荷」という意味になります
ex-factory ; 工場出荷
ex-Japan ; （船・航空便などが）日本出荷
貿易ではよく使う表現なので覚えておきましょう。
on schedule
予定通りという意味です。"on time" と言い換えてもOKです。
似た表現として、"in time" という表現があり、これも「時間に間に合う」という意味ですが、"on time" は予定通りというニュアンスに対して "in time" は「何とか間に合った」というニュアンスが強いです。
acceptable
直訳すると「許容範囲」といった意味になると思いますが、今回のようなシチュエーションでは「まあそのくらいなら何とかなるよ」という意味合いになります。
make sure～
「必ず～してね」という念押しの意味になります。汎用性の高い表現ですので、覚えておくと便利です。
place a order
「注文する」という意味です。単に"order"と言ってしまってもよいのですが、この言い方も良く使われます。
high season
「繁忙期」と訳しましたが、季節性のある商品などで生産が集中して通常より納期がかかる場合のことを言います。
[まとめ] 納期はこまめな確認と報・連・相をこころがけよう
今回は英語の説明だけでなく、仕事上の注意点も含めて説明しましたがいかがでしたでしょうか？
納期については、英語で説明すること自体はそれ程難しい事ではありません。
ですが、予定より遅れる場合などはトラブルになりやすいので、問題になりそうな時は、それが判明した時点で顧客とコミュニケーションをしっかり取り、トラブルや被害を最小限に抑えましょう。
