実践!ビジネス英語

船のスケジュール遅れを連絡する英文メール公開

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私は海外営業をやっていますが、ここ半年くらいとにかく船のスペースが確保出来ないうえ船のスケジュールも頻繁に遅れます。

当然お客さんに遅れの連絡をする事になるのですが、そんな時英語でどう書いたらいいのか、実際にお客さんに送ったメールを例に説明します。

何故船のスケジュールが遅れているのか?

貿易・物流に携わっている方はうんざりしていると思いますが、この半年程、とにかくコンテナ船のスペースが取れません。また、運よく取れたとしても出航が一週間遅れたり、transshipment (積み替え)で待たされて更に遅れると言ったことが多発しています。

我々の責任ではないのですが、とは言えお客さんに連絡しない訳にはいかないので、こう言った説明メールを送る機会が増えています。

それでは例文を見てみましょう。

船のスケジュール遅れメール例文

Dear Mr. X,

We hope everything goes well with you.

Regarding our shipment, we contacted the shipping agent and found as follows.

The ship is scheduled to stop at Jebel Ali for transshipment. Due to global logistic increase, the port is full and no space available so far. Thus, our ship has to “wait” until the space is available.

We strongly requested to expedite, but due to the reason above, it looks difficult. Current ETA is April 17. Unfortunately, this is the situation we face. We’ll keep you updated.

Have a nice day.

Best regards,
Kuniwo

分かりやすく、順序良く説明すること!

こう言った嫌な内容の連絡は気を付けないとダラダラと言い訳を書き連ね、返ってお客さんの反感を買ってしまう場合が多々あります。

シンプルに、淡々と事実に基づいて説明しましょう。

Regarding our shipment ~

何について書いているのか、まず説明します。"as follows" って言うのは便利な表現でよく使いますので、覚えておくと良いかもしれません。

The ship is scheduled to ~

何が起きているのか、事実に基づいてしっかり説明します。今回の場合、Jebel Ali と言う Dubai の港で transshipment 予定ですが、港の空きがないため順番待ちで遅れることになります。車の駐車場待ちだと言えばイメージしやすいかもしれません。

We strongly requested to expedite ~

実際は request なんてしてません。言ってどうにかなることではないので。ですがお客さんに対しては「依頼はしたけどやっぱりダメだった」と言うアリバイ作りです。

新しいスケジュールを連絡して、「まあ、しょうがないよね」と言う感じで締めました。

説明はシンプルなのが効果的

嫌な内容ほど、ついダラダラと言い訳がましいことを書いてしまうものです。お互い仕事ですので、割り切ってズバッとシンプルに説明しましょう。まず内容が伝わらないと解決策も見出せないので。

ちなみに、納期が遅れるだけじゃなくて運賃も高騰していますので、こんなこともやっています。

早く落ち着いてほしいですね!

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