実践!ビジネス英語

[英語]メールで自己紹介する時はどう書いたらいいの?

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ビジネスの場合、ファーストコンタクトが直接会う場合ばかりとは限りません。まずはメールでコンタクトする場合の方が多いかもしれません。

そんな時、どんな風にメールを書いたらいいのか、結構悩むものです。

今回はケース別に自己紹介メールの例文を書いてみますので、参考にしてください。シチュエーションは、下記の通りとします。

[シチュエーション]
X Company で先輩の田中さんが先週部署異動になり、後任として 入社3年目のKuniwo Sato が担当になったため、相手の Steve Williams さんに新任挨拶のメールを送る

フランクな挨拶メール例文

Dear Mr. Steve Williams,

It is my pleasure to contact you as a representative of X company.

My name is Kuniwo Sato as your new contact. Call me Kuniwo.
Mr. Tanaka, your previous contact, moved to another division last week. I am your new contact from now on.

I've been worked for X company for 3 years, and really excited to work with you.

Feel free to contact me if you have any questions or/and comments.

Thank you and have a nice day!

Best regards,
Kuniwo Sato

私が実際に使っていた文章とほぼ同じです。中学生レベルの英単語と文法しか使っていませんが、これで十分です。

注意点としては、初めてのメールでいきなり Steve とfirst name で書いてしまうのは控えましょう。

既に会社として面識がある相手に対しては、それほど堅苦しいい挨拶にする必要はなく、上の例文のようなフランクな印象のメールでよいと思います。自分が担当になった経緯と簡単な自己紹介を交え、「何でも聞いてくださいね!」という親近感をアピールすると今後のよい関係につながると思います。

少し堅苦しい挨拶メール例文

担当者同士のメールであれば、先ほどのフランクなパターンで良いのですが、相手が社長や役員など、シニア・マネジメント層の場合は多少格調高い表現にした方がよいと思います。

その場合の例文は次のようになります。

Dear Mr. Steve Williams,

It is my honor to introduce myself as a new representative of X company.

My name is Kuniwo Sato, your new contact window as your previous contact Mr. Tanaka moved to another division last week.

I have been worked for X company for 3 years. I appreciate the new opportunity to co-operate with you and your company.

If you have any questions or/and comments, please let me know anytime.

I wish a long and fruitful relationship for both of us.

Sincerely yours,
Kuniwo Sato

大体こんな感じですね。内容的には最初の例文と変わりませんが、少し言い回しを格調高くした文章です。ですが、これも中学生レベルの単語と文法で書けてしまいます。

後は、あなたの状況に合わせて書き換えればそのまま使えますので、参考にどうぞ。

覚えておきたいフレーズと単語

今回紹介した自己紹介や挨拶メールを書く時の覚えておきたい単語やフレーズをまとめました。

It is my pleasure/honor ~
~できてうれしいです、と言う表現です。pleasure は少しフランク、honor は格調高い表現だと覚えておきましょう。

representative
一般的には「代表」という意味ですが、会社の代表として相手との窓口になるわけですから、このような場面で使ってもOKです

contact
接触する、触るという動詞ですが、連絡先と言う名詞としての意味もあります。結構よく使うので覚えておくと便利です。

Feel free to ~
「気軽に~してくださいね」と言う意味になります。~の部分は動詞が入りますので注意してください。

Best regards / Sincerely yours
文章の締めの表現としてよく使います。一般的には Best regards でよいのですが、相手が役職の高い場合や公式な文書には Sincerely yours を使うとよいです。

まとめ : 中学生レベルの英語でも使い方次第で十分実用的

今回は自己紹介メールの例文とフレーズ集を紹介しましたが、いかがでしたでしょうか?知らない単語はほとんどなかったでしょ?

こんなふうに、特に難しい単語や文法を使わなくても十分にメールが書けてしまうことがわかったのではないでしょうか?

「ビジネス英語」と言われると、堅苦しくて難しいと思われがちですが、実際の実務の場では今回紹介したようなレベルで十分通用します。「英語でメールが書けない」のは単語や文法の使い方を知っているか知らないかの違いだけです。

更に上を目指すならば、本格的な勉強をした方がいいですが、まずは今回紹介した程度のところから少しずつ覚えていきましょう。

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